StudioHellenbrand ledensysteem

Studio Hellenbrand in Brunssum hield zijn leden bij in een Excel-bestand, met een tabblad per maand. Wie betaald had, werd met de hand afgevinkt. Contributie kwam binnen via incasso, pin, contant en instanties door elkaar, en ouders kregen nieuws via WhatsApp-groepen.

We zijn begonnen met het visuele design van alle schermen: beheer voor de studio, een inschrijfformulier en een app voor ouders. Daarna gebouwd op Cloudflare, met Stripe voor de betalingen. Ouders schrijven hun kind online in in vier stappen en betalen de eerste keer met iDEAL. Daarna gaat de contributie automatisch via SEPA-incasso op de 1e van de maand, met één afschrijving per gezin, ook als er drie kinderen dansen.

Aan de balie werkt de studio met presentie per les, rittenkaarten die zichzelf aftellen, een kassa voor munten, pasjes en kleding, en een dagstaat voor de kassalade. De opzegtermijn, de zomermaand en de tarieven rekent het systeem zelf uit. De boekhouder krijgt een export per maand.

Ouders hebben een eigen app: afmelden voor een les, de rittenkaart bekijken, betalen en chatten met de groep van hun kind. Docenten zien alleen hun eigen lessen. Het Excel-bestand is overgezet: 191 leden en 2.390 betalingen vanaf augustus 2024.