Klantaro 2.0: een nieuw ontwerp en een eigen portaal voor je klanten

Klantaro 2.0 is de grootste update van ons werk-OS voor bureaus tot nu toe. De app heeft een nieuw ontwerp gekregen, met een zijbalk die het werk per soort groepeert. Vraag Klantaro is het startscherm, Vandaag zet binnengekomen mail en WhatsApp al bij de juiste klant, en je klanten krijgen een eigen portaal onder de naam van je bureau.

Wat is Klantaro?

Klantaro is een SaaS die we bij Synflow zelf hebben opgericht, voor marketing- en contentbureaus, webbureaus, creatieve studio’s en freelancers. Het idee kwam uit ons eigen werk. Een klantvraag komt binnen via WhatsApp, het besluit valt in een meeting, de afspraak staat in een mail en het document zit in een map. Wie het hele verhaal wil zien, moet vier plekken af.

Klantaro brengt die plekken samen. Het Klantbrein bundelt alles over een klant in één profiel, en daaromheen zitten communicatie, pijplijn, projecten, meetings, social, e-mailreeksen en abonnementen. Met versie 2.0 is daar het klantenportaal bij gekomen.

Wat is er nieuw in Klantaro 2.0?

Volgens de changelog van Klantaro zijn dit de veranderingen:

• Nieuw ontwerp met een zijbalk. Het werk staat gegroepeerd onder Werk, Relaties, Financieel, Hosting en Groei.
• Vraag Klantaro als startscherm. Je stelt een vraag over je klanten, projecten of geld en krijgt antwoord uit je eigen gegevens.
• Vandaag. Binnengekomen mail en WhatsApp staan al bij de juiste klant, met de concepten die Klantaro heeft klaargezet.
• Klantenportaal. Je klant ziet het project, geeft akkoord op ontwerpen en ziet facturen en abonnementen.
• Werkruimtemenu. Profiel, team en koppelingen zitten linksboven.
• Prioriteit terug bij Taken.

Waarom een zijbalk in plaats van losse knoppen?

Omdat Klantaro snel is gegroeid. Elke nieuwe module kreeg een eigen knop bovenin, en op een gegeven moment zochten we zelf naar de goede. Een bureau denkt niet in modules maar in soorten werk: wat moet er vandaag gebeuren, met wie hebben we een relatie, wat staat er open aan geld. De zijbalk volgt die indeling.

Vraag Klantaro als eerste scherm past daarbij. In plaats van door menu’s te klikken, vraag je “welke facturen staan er nog open bij klant X?” of “wat is er afgesproken in de laatste meeting?”. Klantaro zoekt het antwoord in mail, WhatsApp, meetingnotities en de boekhouding.

Wat doet het klantenportaal?

Het portaal geeft je klant een plek om te kijken, zonder dat jij een statusmail hoeft te sturen. Het draait onder de naam van je bureau, bijvoorbeeld op portaal.jouwbureau.nl, en Klantaro vult het uit hetzelfde systeem waarin je team werkt (Klantaro, Klantenportaal).

Je klant ziet daar:

• Wat er op de klant wacht. Een ontwerp om goed te keuren of foto’s om aan te leveren, met een datum erbij.
• De voortgang. Fasen, mijlpalen en wat er deze week gebeurt, rechtstreeks uit het project.
• Ontwerpen om goed te keuren. Akkoord geven gaat met één knop. Feedback en bestanden blijven bij het project, en je team ziet het meteen in Klantaro.
• Facturen en abonnementen. Openstaande facturen komen uit Moneybird en zijn met iDEAL te betalen. Hosting, onderhoud en domeinen staan erbij met prijs en verlengdatum.

Dat laatste klinkt klein, maar het scheelt vragen. Een klant die ziet wat er in een abonnement zit, hoeft niet te mailen waar dat bedrag elke maand voor is.

Waarom bouwt een webbureau zijn eigen software?

Omdat we het zelf nodig hadden. Synflow werkt voor klanten aan websites, webshops, SEO, social en automatisering, en die klanten benaderen ons via alle kanalen tegelijk. Geen bestaand pakket bracht dat voor ons op één plek bij elkaar, dus hebben we het gebouwd. Klantaro draait op Google Workspace, met de data in de EU, en we gebruiken het elke dag voor ons eigen werk.

Dat heeft een voordeel voor klanten van Synflow: wat we leren bij het bouwen van Klantaro, nemen we mee in de automatisering en het maatwerk dat we voor anderen maken. Klantaro is een van de producten die we zelf bouwen en uitbaten. Meer daarvan staat op synflow.software.

Veelgestelde vragen

Moet ik iets doen om Klantaro 2.0 te krijgen?

Nee. Klantaro is een webapp, dus iedereen die inlogt werkt meteen in de nieuwe versie. Je gegevens, koppelingen en instellingen blijven staan.

Kan mijn klant het portaal zien zonder account in Klantaro?

Je klant komt binnen via het portaal van jouw bureau, niet via de app waarin je team werkt. Daar ziet de klant alleen de eigen projecten, bestanden, facturen en abonnementen.

Werkt het portaal ook zonder Moneybird?

Projecten, akkoord op ontwerpen en bestanden werken los van je boekhouding. Facturen in het portaal komen uit Moneybird, zodat je administratie leidend blijft.

Waar zie ik Klantaro in actie?

Op klantaro.nl staan de schermen per module, en via de site vraag je een demo aan. In die demo laten we het portaal zien met de naam van je eigen bureau.

Bronnen

1. Changelog: Klantaro 2.0, een nieuw ontwerp en het klantenportaal, Klantaro, 2 oktober 2026
2. Klantenportaal, Klantaro, 2026
3. Klantaro, eigen SaaS van Synflow, Synflow